Начисление платы за жилищно-коммунальные услуги: варианты организации работы управляющей организации
При любом способе управления многоквартирным домом основой функционирования управляющей организации является достаточное количество финансовых средств, собираемых от жителей (собственников). Существующей практикой наработано несколько вариантов организации работы управляющей организации в части выставления платежных документов, включая современные и гибкие системы аутсорсинга.
Структура платы за жилищно-коммунальные услуги и механизм ее оплаты
Управляющая организация выступает в качестве исполнителя жилищных услуг по отношению к потребителю. В части коммунальных услуг роль исполнителя у управляющей организации возникает только в случае отсутствия предоставления коммунальных услуг ресурсоснабжающей организацией или региональным оператором по обращению с твердыми коммунальными отходами в соответствии со ст. 157.2 ЖК РФ.
Исполнитель услуги получает плату за оказываемые им услуги на основании платежных документов, которые на обывательском уровне в разных городах и регионах называются по-разному (платежки, квитанции, квитки, жировки и пр.).
При этом законом на потребителя возлагается обязанность сохранения документов, подтверждающих оплату, в течение не менее 3 лет со дня оплаты (пп. «А» п. 65 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 № 354 (далее – Правила № 354). Одновременно с чеками об оплате потребители, как правило, сохраняют и сами квитанции.
Следует учитывать, что в структуру платы за жилое помещение и коммунальные услуги для собственника помещения в многоквартирном доме входит:
- Плата за содержание жилого помещения, которая включает в себя:
— плату за услуги и работы по управлению многоквартирным домом;
— плату за содержание и текущий ремонт общего имущества в многоквартирном доме;
— плату за коммунальные ресурсы, потребляемые при использовании и содержании общего имущества в многоквартирном доме (далее – КР на СОИ).
Данная часть обязательных платежей, предусмотренных п. 2 ст. 154 ЖК РФ, всегда выставляется управляющей домом организацией. При этом широкое распространение получают схемы агентских договоров, при которых внесение платы осуществляется на счет расчетного центра, производящего так называемое «расщепление платежей».
- Взнос на капитальный ремонт.
В случае, если фонд капитального ремонта формируется на счете регионального оператора (в «общем котле»), выставление квитанций осуществляет региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов. Если способ формирования фонда капитального ремонта – специальный счет, то выставление платежных документов осуществляется двумя путями:
— либо в квитанции управляющей домом организации (с отдельным назначением платежа на отдельный счет, открытый в соответствии с требованиями Банка России);
— либо на базе квитанций, формируемых региональным фондом капитального ремонта многоквартирных домов при наличии агентского соглашения на оплату расходов регионального оператора по формированию, начислению и доставке (разноске) квитанций.
Обязанностей для регионального оператора выставлять квитанции при наличии решения о специальном счете (даже в случае, если его владельцем выступает региональный оператор) – законом не предусмотрено.
- Коммунальные услуги.
Ранее пояснялось, что плату за коммунальные услуги выставляет их исполнитель. По умолчанию им является управляющая домом организация. Однако, в случае принятия решений, предусмотренных ст. 157.2 ЖК РФ, роль исполнителя приобретает поставщик ресурса, который самостоятельно ведет работу по начислениям за коммунальные услуги (начисление, доставка квитанций и работа с должниками).
Поставщики ресурса выставляют плату за коммунальные ресурсы двумя путями:
— самостоятельным формированием платежных документов (с их разноской/доставкой);
— либо с использованием возможностей расчетных центров (с механизмом расщепления платежей или без него).
Варианты начисления платы жилищно-коммунальные услуги
Вне зависимости от наличия или отсутствия прямых договоров жителей с поставщиками ресурсов (равно как и вне зависимости от способа формирования фонда капитального ремонта), на управляющую организацию относится обязанность по выставлению собственникам (или нанимателям) платы за жилищные услуги, которые включают себя текущее содержание, оплату административно-управленческих расходов и КР на СОИ.
С учетом общей нормы о том, что плата за жилое помещение и коммунальные услуги вносится ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за истекшим (п. 1 ст. 155 ЖК РФ), целесообразно формировать квитанции в начале месяца, чтобы собственники успели их вовремя оплатить.
С точки зрения формирования платежных документов у управляющей организации есть два варианта организации этого процесса: готовить платежки самостоятельно или отдать выполнение этих работ на аутсорсинг.
1. Самостоятельная работа по начислению платы жителям.
Преимущество данной схемы состоит, во-первых, в полном контроле всех процессов по начислениям и формированием квитанции (своими силами), а во-вторых, в оперативном решении любых проблемных вопросов в случае технических или иных ошибок.
Большинство сервисов по формированию квитанций представляют собой некие агрегаторы, в которые вносятся исходные для начислений переменные. На основании этих переменных в автоматическом режиме формируются платежные документы. Естественно, такая схема может сбоить, что способно привести к ошибкам в начислениях. В таком случае самостоятельная работа по начислению платы жителям, с одной стороны, способна избавить от потенциальных проблем. С другой стороны, формирование квитанций «своими руками» относит ответственность за данный процесс на управляющую организацию, которая в полном объеме контролирует механику начислений.
Недостатки этого варианта по подготовке квитанций также имеются. Прежде всего, финансовые и кадровые издержки. Делать квитанции самостоятельно имеет смысл как правило в случае, если в управлении находится много домов и необходимо личное участие с включенностью управляющей организации в эти процессы и процедуры (особенно на первоначальном этапе управления многоквартирным домом). В остальных случаях целесообразнее перевести решение этих вопросов на аутсорсинг.
2. Работа по начислению платы жителям на основе аутсорсинга через внешний расчетный центр.
При данной схеме заключается договор на оказание информационных или иных консультационных услуг и действия по формированию квитанций осуществляются специализированным расчетным центром (или черезкакой-либо программный комплекс-агрегатор).
Плюсы такой работы очевидны, прежде всего, для ТСЖ (которые управляют одним домом и которым держать собственного бухгалтера часто накладно). В таком формате начисление в квитанциях органично объединяется с механизмом использования упрощенных способов ведения бухгалтерского учета. Если управляющая организация относится к субъектам малого предпринимательства (или является некоммерческой организацией, т.е. ТСЖ), то в силу п. 4 ст. 6Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» она имеет право на использование упрощенных способов ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
Работа по начислению платы жителям на основе аутсорсинга через внешний расчетный центр позволяет решить большой объем побочных сложностей и проблем от традиционного «своего» бухгалтера:
— отсутствие профессионально-психологического выгорания (работа бухгалтера с жителями является «вредной»);
— автоматизация информационных процессов (начисление по исходным данным, рассылка квитанций и пр.);
— выстраивание единой системы на уже сформированных принципах работы (заложенных в алгоритме агрегатора или расчетного центра).
Конечный выбор варианта организации работы управляющей компании при начислении платы за жилищно-коммунальные услуги зависит от множества переменных (количества домов в управлении, финансовых оборотов, собственного штата и пр.), однако, в любом случае, ошибочным будет являться игнорирование современных возможностей автоматизации в ЖКХ с реально рабочими схемами аутсорсинга. Следует помнить, что управлять процессами всегда проще, чем управлять людьми. Поэтому схемы расчетных центров и внешней бухгалтерии могут являться эффективными даже для крупных управляющих организаций.
Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, кандидат наук
