Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации
С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.
Понятие документооборота и делопроизводства
Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.
Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.
В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).
Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.
Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.
Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п. 2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).
Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).
Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.
Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации
Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.
1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).
На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.
- Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
- Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
- Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).
Цифровизация документооборота управляющей организации
Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин» https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой карты https://pkk.rosreestr.ru/
Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.
С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.
Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.
В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.
Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук