Мы очень любим мечтать! Каждый наш проект начинался с Мечты. Мы представляли наш бизнес через 20 лет, максимально визуализировали его, мечтали о том, каким он станет успешным, процветающим и, что очень важно, нужным людям!

Это как родители видят в мечтах своего ребенка, здорового, умного, успешного и счастливого!

Друзья, все начинается с Мечты! И пусть она кажется сейчас невыполнимой и почти фантастической, поверьте, Вам будет дано столько сил и энергии, сколько будет нужно для реализации Вашей Мечты!

Все крупные и успешные бизнесы созданы мечтателями!

Так и мы, в далеком 2006 году, мечтали о создании совершенно новой компании, клиентоориентированной, современной, использующей новейшие технологии, оказывающей самые качественные услуги, безусловно прибыльной и нужной людям!

Именно тогда мы решили начать новый и совершенно неизвестный для нас бизнес по управлению жилой и коммерческой недвижимостью!

На тот момент у нас уже были достаточно успешные проекты в строительстве и бизнес по обслуживанию жилых домов, торговых и офисных центров казался вполне логичным продолжением того, чем мы занимались на протяжении многих лет.

Создавая новую управляющую компанию «с нуля», наша команда активно занималась проведением собраний собственников и агитацией жильцов за переход в нашу «новую и современную управляющую компанию».

Уже в 2009 году наша УК «Жилищный Стандарт» управляла 200 многоквартирными домами, общей площадью примерно 1 млн.кв.м. и при этом находилась на грани банкротства.

Низкая собираемость платежей населения, растущая, как снежный ком, задолженность перед ресурсоснабжающими организациями, нехватка денег, задолженности по зарплате и налогам, жалобы населения на низкое качество обслуживания, штрафы ГЖИ и предписания Прокуратуры, бесконечные иски от «пострадавших собственников» и «раскаленные» телефоны у всех сотрудников компании – разве об этом мы мечтали 3 года назад? Погрузившись в развитие и увеличение количества клиентов, мы очень мало времени уделяли построению внутренних управленческих процессов, что и явилось причиной всех вышеперечисленных проблем.

Перед нами стоял выбор: зафиксировать убытки и уйти из бизнеса, признав поражение, либо срочно придумать, как решить все накопившиеся проблемы, повысить эффективность, сократить затраты и выйти на уровень безубыточности (ни о какой прибыли на тот момент не было и речи). Но как же наша Мечта? Готовы ли мы признать поражение и забыть о ней? Мы решили, что нет. Засучив рукава, мы активно взялись за наведение порядка в нашей компании.

В первую очередь мы определили наши самые болевые точки:

1.Отсутствие централизованной диспетчерской службы. Регистрация всех обращений, поступающих от собственников жилья, осуществлялась в ручном режиме в журналы заявок в разных местах компании. В центральном офисе велся свой журнал звонков, на участках сотрудники принимали обращения и заявки от жителей самостоятельно. Не было единой базы обращений собственников, а значит, мы не могли контролировать, насколько быстро и качественно выполняется та или иная заявка. Мы даже не знали, сколько заявок, поступивших в компанию, не выполнено вообще, сколько обращений граждан выполняются с нарушением сроков. Тем более мы не имели ни малейшего понятия о том, насколько качественно работают наши сотрудники. Комплексная проверка Госжилинспекции подтвердила наши самые худшие опасения.

2.Низкая собираемость платежей населения и неэффективная работа с дебиторской задолженностью. Огромный штат коллекторов и юристов не давал ожидаемого эффекта. Себестоимость каждого исполнительного листа была неоправданно высокой. Юристы вручную печатали исковые, при этом, постоянно отвлекая сотрудников бухгалтерии, расчетного центра и ПТО для получения актуальной информации о начислениях и задолженности, пенях и штрафах, другой, необходимой для них информации.

3.Раскрытие информации вручную на различных государственных и региональных информационных порталах (на Реформе ЖКХ и сайте УК, впоследствии – ГИС ЖКХ). Огромное количество отчетности, которую нужно было вносить на разные государственные информационные порталы, отнимало кучу времени у наших сотрудников из разных отделов компании. При этом не было никакой гарантии, что внесенные данные не пропадут и их не придется вбивать заново, или портал изменит свою структуру, поменяются формы и все придется переделывать.

4.Подготовка годовых отчетов «на коленке». Ежегодно, с января по март, работа компании парализовывалась, так как все отделы судорожно, в авральном режиме готовили годовые отчеты для жителей. ПТО, юристы, бухгалтерия, КИПовцы, участки – все они пытались вспомнить, какие работы выполнялись в каждом из 200 домов. Вспомнить и отметить. Можно представить качество и достоверность таких отчетов.

Также перед нами стояли и другие проблемы:

5.Отсутствие электронного документооборота.

6.Отсутствие обратной связи с собственниками по поступающим от них заявкам, обращениям и жалобам.

7.Некачественное начисление платы за ЖКУ.

8.Подомовой учет затрат вручную.

9.Неудобный паспортный стол.

10.Отсутствие грамотного финансового планирования.

11.Плохое взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями в части аварийных отключений.

12.Отсутствие управленческой отчетности и др.

Определив основные проблемы, мы решили кардинально изменить свои подходы к работе и приступили к большой работе по описанию всех бизнес-процессов в нашей компании, создавая, сперва на бумаге, компанию нашей Мечты.

Следующим шагом, после написания и утверждения всех регламентов и рабочих инструкций, стала комплексная автоматизация работы всех подразделений нашей компании. Мы хотели освободить сотрудников от рутинной работы, позволить им заниматься более содержательными задачами и тратить свое время на главное – предоставление нашим клиентам услуги высокого качества.

Мы хотели приобрести готовую программу, позволяющую решить все вышеуказанные проблемы. К сожалению, мы не нашли ни одного решения, соответствующего нашим требованиям. Наступил 2010 год и мы решили самостоятельно разработать, написать и внедрить свою собственную автоматизированную систему управления. Решение было чрезвычайно авантюрным. Мало кто верил в успех этого предприятия. Мы наняли программистов и в течение 2 лет создавали нашу АСУ «Жилищный стандарт».

В 2012 году мы получили первый патент на модуль «Работа с входящими документами». В рамках этого модуля была автоматизирована работа диспетчерской службы, создан электронный документооборот и налажена работа с ресурсниками в части аварийных отключений.

Затем последовали модули «Работа с дебиторской задолженностью и «Бюджетирование». Была полностью автоматизирована работа по раскрытию на различных государственных порталах, а также ежегодная отчетность управляющей компании перед жильцами.

К 2017 году наша управляющая компания «Жилищный Стандарт» являлась одной из крупнейших и лучших по качеству предоставляемых услуг организаций в Западной Сибири. В том же году нам поступило предложение о продаже нашего бизнеса одному из крупнейших девелоперов России. К концу 2017 года сделка была закрыта. А мы сосредоточились на дальнейшем развитии нашего программного продукта.

На сегодняшний день автоматизированная система управления «Жилищный Стандарт» является самым комплексным софтом по управлению недвижимостью, автоматизирующим практически все бизнес-процессы управляющих организаций России.

Наши клиенты – управляющие и ресурсоснабжающие организации, единые диспетчерские службы и расчетно-кассовые центры из 116 городов 54 регионов России – используют АСУ «Жилищный Стандарт» в своей повседневной работе.

Мы знаем практически все о том, как повысить эффективность бизнеса, упорядочить и оптимизировать процессы, снизить расходы и увеличить прибыль.

Знаем и с радостью поделимся с Вами этими знаниями!

Авторы:

Павел Cтолбов, руководитель и основатель Группы компаний «Жилищный стандарт», автор книги «От идеи до IT бизнеса. Как защитить свои интеллектуальные права», эксперт в сфере управления недвижимостью и автоматизации бизнес-процессов, кандидат экономических наук, EMBA

Сергей Васильев, операционный директор ООО «Жилищный стандарт», автор научных публикаций по тематике ЖКХ, эксперт по управлению проектами, настройке и оптимизации бизнес-процессов, кандидат экономических наук.