Постановка задачи

Задача в АСУ может быть поставлена сама по себе или по какому-либо документу. Постановка задачи по каждому из типов документа описана в разделах инструкции, посвященных этим типам документов. В текущей части инструкции рассмотрим процесс постановки Задачи, не связанной с другими документами. На странице списка задач пользователь в правом верхнем углу видит кнопку «Создать: Задача» по нажатию на которую открывается форма создания Задачи, представленная на картинке ниже.

Пройдем по порядку все поля формы.

Исполнитель — обязательное для заполнения поле, в котором фиксируется Сотрудник, ответственный за выполнение задачи. В данном поле может быть указан только один Сотрудник единовременно. Для выбора пользователю представлены все Сотрудники, которые находятся в подчинении или на одном уровне иерархии с ним.

Содержание — текстовое поле для ввода сути работ, которые необходимо выполнить в ходе задачи.

Адрес — многоуровневое поле, в котором можно задать адрес, с которым связано выполнение Задачи. В случае с выполнением производственной задачи, поле Адрес содержит информацию о месте выполнения работ.

Обращающийся — в данном поле можно выбрать физическое лицо (жильца), с которым необходимо будет контактировать в процессе выполнения задачи.

Телефон — поле для ввода номера телефона Жильца, с которым контактировать в процессе выполнения задачи.

Время визита, удобное заказчику — в данном поле можно ввести дату и временной интервал, в который Обращающемуся будет удобно взаимодействовать с Исполнителем задачи, если Задача подразумевает такое взаимодействие.

Крайний срок исполнения — поле для ввода даты и времени, к которому работы по задаче должны быть выполнены. Если в АСУ задача не будет переведена в Статус Закрыта до указанного времени, то она автоматически попадает в список Просроченные.

Исполнитель Контрагент — поле для выбора Контрагента, который является ответственным за выполнение работ по задача. Заполнение данного поля не снимает обязательств по заполнению поля Исполнитель. Если работы выполняются Контрагентом, то в поле Исполнитель необходимо внести того сотрудника, который взаимодействует с контрагентом и принимает у него объем выполненных работ.

Участники — в данном поле можно внести неограниченное количество сотрудников, которые задействованы в решении задачи, но не являются основными исполнителями.

Время создания — автоматически заполняемое поле, фиксирующее момент времени, в который создается Задача. Пользователь может отредактировать время, указанное в данном поле.

Прикрепить файл — возможность прикрепить файл, который как-то пояснит суть задачи, поможет Исполнителю в процессе выполнения работ.

Редактирование задачи

Кнопка Редактировать задачу доступна в левом верхнем углу на странице любой задачи, не находящейся в статусе Удален. Форма редактирования полностью идентична форме создания задачи, за исключением отсутствия поля для прикрепления файлов в форме Редактирования. О том, как работать с формой Редактирования можно прочитать в той части инструкции, которая посвящена форме Создания задачи.

Важно помнить, что любые правки, внесенные через форму редактирования Задачи, логируются и эти действия отображаются на странице просмотра задачи в блоке История событий. На картинке ниже представлены логи редактирования задачи — мы видим, что пользователь Главный Администратор изменил поля Телефон и Содержание, Поставил галочку в поле Напомнить о задаче уведомлением в приложении, а также оставил комментарий по закрытию задачи в 17:44 10.10.2019г.

Формирование наряд-задания по задаче

По любой задаче пользователь может сформировать шаблонное наряд-задание на выполнение задачи в формате *.docx.

Шаблон наряд-задания может быть отредактирован только сотрудниками Технической поддержки АСУ. Если установленный шаблон не устраивает пользователей, то они могут обратится в Тех Поддержку с запросом на модификацию Шаблона.

Шаблон содержит ряд ссылок на переменные, значение которых подставляется из текущей задачи. На картинке ниже представлен Шаблон наряд-задания, используемый в АСУ по умолчанию.

Переменные заключены в знак ##

Количество шаблонов наряд-заданий, используемых в АСУ, неограниченно. По умолчанию установлены два шаблона: Наряд-задание и

Наряд-задание на платные работы.

Статусы задачи. Закрытие задачи

Задача имеет свой жизненный цикл, который в общем случае включает в себя следующую последовательность этапов: Новая — Принята — В работе — Решена — Закрыта.

Каждому этапу соответствует одноименный Статус. Кроме того, есть еще статусы: Отклонена; Третья сторона; Поставлена подзадача; Подзадача в работе; Повторно в работе; Подзадача закрыта.

Рассмотрим значение всех статусов:

Новая — Задача только создана в АСУ, никаких действий с ней не производилось.

Принята — Исполнитель ознакомился с содержанием задачи и нажал кнопку Принять в мобильном приложении Сотрудника (через web-интерфейс перевод в статус Принята не возможен).

В работе — Исполнитель через мобильное приложение или через web-интерфейс перевел Задачу в статус В работе. Согласно логике АСУ это означает, что Исполнитель совершает это действие непосредственно перед началом выполнения работ, подразумеваемых в Задаче.

Решена — Исполнитель через web-интерфейс перевел задачу в статус Решено. Согласно логике АСУ это означает, что Исполнитель закончил выполнять работы, предусмотренные Задачей, но не имеет право на Закрытие задачи, и ждет этого (закрытия задачи) от вышестоящего сотрудника.

Закрыта — Исполнитель или Постановщик задачи перевели задачу в статус Закрыта, что означает, что работы выполнены и не требуют дополнительного контроля.

Отклонена — Статус означает, что выполнение работ, предусмотренных Задачей, не состоялось и по той или иной причине более не требуется.

Третья сторона — Выполнение работ по Задаче передано в стороннюю организацию, а от Исполнителя Задачи требуется только контроль объемов и качества выполненных работ.

Поставлена подзадача — Часть работ по задаче делегирована другому сотруднику, для чего в АСУ создана Подзадача. Исполнитель Подзадачи не приступил к ее выполнению.

Подзадача в работе — Часть работ по задаче делегирована другому сотруднику, для чего в АСУ создана Подзадача. Исполнитель Подзадачи приступил к ее выполнению.

Повторно в работе — Задача ранее была переведена в статус Закрыта, но в процессе контроля качества был установлен факт некачественного выполнения работ и задачу вернули в работу.

Подзадача закрыта — Часть работ по задаче делегирована другому сотруднику, для чего в АСУ создана Подзадача. Исполнитель уже выполнил Подзадачу и перевел ее в статус Решено (закрыто). Исполнитель задачи должен вернутся к выполнению своей части работ.

Удален — запись о задаче по той или иной причине была удалена из АСУ.

Смена Статусов может быть как автоматической, так и принудительной.

Например, автоматически присваиваются все статусы, связанные с Подзадачей: когда Пользователь переводит Подзадачу в статус Закрыта, у Задачи статус Автоматически меняется с Подзадача в работе на Подзадача закрыта.

Принудительная смена статуса доступна пользователю через кнопку Изменить статус, располагающуюся в блоке Кнопки действий на странице просмотра Задачи.

Внешний вид этой кнопки представлен на картинке ниже.

Из вышеприведенной картинки мы видим, что у Пользователя есть возможность перевести Задачу в следующие статусы В работе; Третья сторона; Отклонить задачу; Либо отчитаться о факте выполнения задачи Завершив задачу, или переведя ее в статус Решено, для того, чтобы был осуществлен контроль вышестоящим сотрудником.

В АСУ «Жилищный Стандарт» также есть возможность запретить Пользователям изменять статус у тех Задач, где эти пользователи не являются ни Исполнителем, ни Автором.

Данная настройка осуществляется со страницы Управления доступом сотрудника (Настройки-Сотрудники – Редактирование сотрудника — Управление доступом). В поле Действия необходимо выбрать пункт Ограничить изменение статуса чужих задач.

Взаимозависимость статусов в АСУ

В АСУ есть такое понятие, как Взаимозависимость (транзитивность) статусов. Оно означает зависимость статуса документов, связанных в цепочку, от статуса Дочернего/родительского документа.

Как уже было рассмотрено выше, если пользователь переводит Подзадачу в статус Закрыта, то у Задачи статус Автоматически меняется с Подзадача в работе на Подзадача закрыта. Это пример взаимозависимости статуса.

Аналогично, при переводе задачи в статус Закрыто, Родительский документ (заявка или Входящий документ) меняет свой статус.

Если по заявке в статусе Новая будет поставлена Задача, то Заявка будет переведена в статус В работе.

Если по Заявке или Входящему документу поставлено две и более задачи, то Заявка (документ) не будет переведена в терминальный статус пока все дочерние документы не примут терминальный статус.